Organisatiestructuur RGU

Inleiding

De Remonstrantse Gemeente Utrecht (RGU/Geertekerk) wil een open geloofsgemeenschap zijn, een royale oefenplaats voor betrokken leden en vrienden én voor belangstellenden en passanten. Binnen en vanuit de RGU en de Geertekerk vindt een groot aantal, verschillende activiteiten plaats. Het is vanouds het beleid van de kerkenraad om zoveel mogelijk ruimte te bieden aan initiatieven, gebeurtenissen en ontmoetingen voor – in kerkelijk jargon – vieren, leren, dienen en ontmoeten.

Een open structuur vraagt om duidelijke kaders. Duidelijkheid over de inzet van mensen (met name de predikanten, organist en het ondersteunend vrijwillig kader), over het gebruik van het gebouw, over de financiële kaders en aspecten en over de bewaking van identiteit en imago.

Het is de taak van de kerkenraad om die duidelijkheid te scheppen en te bewaken. Maar de kerkenraad bepaalt niet de inhoud van het werk. Dat laatste komt tot stand in samenspel en wisselwerking tussen de predikanten, de organist (voor het muziekbeleid) en de leden van de kerncommissies en de daaraan gekoppelde werkgroepen.

In dit verband moet wel worden opgemerkt dat de RGU sinds december 2015 een huurovereenkomst heeft gesloten waarbij de Geertekerk is verhuurd aan een exploitant en het recht van de RGU op het eigen gebruik van de Geertekerk zich uitstrekt tot 1/3e deel van de tijd. De zeggenschap van de kerkenraad over het gebruik van het gebouw is dus in zoverre enigszins beperkt. Met de huurder is afgesproken en schriftelijk vastgelegd dat bij de verhuur het monumentale, historische en religieuze karakter van het gebouw wordt gerespecteerd. De kerkenraad ziet daar op toe en spreekt zo nodig de huurder er op aan.

Mission Statement

De identiteit van de RGU is verwoord in het Mission Statement dat de kerkenraad in 2007 heeft vastgesteld en dat nog steeds actueel is. Deze luidt als volgt:

In de Geertekerk vormen we een geloofsgemeenschap waar mensen van allerlei achtergronden zich aangesproken voelen door een geest van openheid, vrijmoedigheid en verdraagzaamheid. Vanuit die geest staan we open voor en zoeken we actief contact met al degenen die zich bezig willen houden met de diepere vragen van leven en dood.

Als Remonstrantse gemeente willen we ruimte bieden voor inspirerende vieringen, activiteiten en ontmoetingen. Vanuit de geborgenheid van de Geertekerk willen we betrokken zijn bij mensen veraf en dichtbij. Wij zijn een vrijzinnige Geloofsgemeenschap die zich geworteld weet in de christelijke traditie en uitgaat van het principe van vrijheid en verdraagzaamheid in de omgang met deze traditie. In de Geertekerk kan ieder daarin een eigen weg ontdekken en vormgeven in vrijheid én verantwoordelijkheid.

Opbouw van de organisatie

De organisatie van de Remonstrantse Gemeente Utrecht bestaat uit:

kerkenraad
dagelijks bestuur
kerncommissies
predikanten en cantor/organist
overige vrijwilligers

Een aantal leden van de kerkenraad vormen samen het dagelijks bestuur. Verder heeft de kerkenraad een aantal kerncommissies ingesteld, die middels een portefeuillehouder zijn vertegenwoordigd in de kerkenraad.

De instelling van het dagelijks bestuur (DB) en de oprichting van kerncommissies is gebaseerd op artikel 14 van het Reglement van de RGU. Hierin wordt bepaald dat de kerkenraad zijn eigen werkzaamheden regelt, werkgroepen kan instellen, de leden daarvan benoemen en de taakomschrijvingen daarvan vaststellen.

1. Kerkenraad

Samenstelling
De kerkenraad bestaat uit een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris, een penningmeester, de predikanten, de portefeuillehouders en/of vertegenwoordigers van de kerncommissies en de kerkmeester.

Taak
De kerkenraad is het hoogste orgaan en is belast met het bestuur van de gemeente. De taak van de kerkenraad is de behartiging van het kerkelijk leven en van alle overige belangen van de gemeente. De kerkenraad bepaalt het beleid, daarin bijgestaan door de predikanten, en ziet toe dat deze zich op behoorlijke wijze van hun taak kwijten. De kerkenraad beslist in alle zaken van bestuur en beheer en oefent toezicht uit op het beleid van de diaconie en van andere commissies (Artikel 8.1 Kerkorde).

Mandaat van kerkenraad aan Dagelijks Bestuur en kerncommissies
De kerkenraad heeft de voorbereiding en uitvoering van een aantal nader omschreven taken gemandateerd aan respectievelijk het dagelijks bestuur en de kerncommissies. Dat houdt in dat het dagelijks bestuur en de kerncommissies bevoegd zijn – uiteraard namens en onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad – de taken die aan hen zijn toebedeeld uit te voeren en daarover besluiten te nemen. De kerkenraad blijft (eind)verantwoordelijk.

De kerkenraad vergadert in beginsel éénmaal per 6 weken.

2. Dagelijks bestuur

Samenstelling
Het dagelijks bestuur (DB) wordt gevormd uit de leden van de kerkenraad en bestaat uit de voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris, de penningmeester en één van de predikanten.

Taak – algemeen
Het DB heeft – in algemene zin – tot taak overzicht te houden over de diverse beleids- en bestuursprocessen binnen de RGU. Het DB stuurt deze aan, bewaakt de samenhang en behartigt de dagelijkse aangelegenheden. Het DB legt verantwoording af aan de kerkenraad door middel van verslaglegging van de DB-vergaderingen. Het DB vergadert in beginsel éénmaal per vier weken.

Specifieke taken
De kerkenraad heeft de verantwoordelijkheid voor en voorbereiding en uitvoering van de volgende taken aan het DB gemandateerd:

financieel beheer
personeelsbeleid
secretariaat
contacten met de Werkgroep West-Betuwe
vertegenwoordiging RGU in externe organisaties, zoals USRK, UPLR, IPSU, Buurkerken
beheer van het gebouw (via de kerkmeester)
beheer van de communicatiemiddelen zoals Geertebrief en website (via de Kerncommissie Pr).

Taken van afzonderlijke DB-leden
De leden van het DB hebben elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Deze kunnen als volgt worden omschreven.

Taken voorzitter

leidt de vergaderingen van de kerkenraad en het DB, leidt de ledenvergaderingen;
is verantwoordelijk voor het aansturen van de beleids- en bestuursprocessen binnen de RGU en draagt zorg voor de bestuurlijke borging van deze processen;
bewaakt de uitvoering van het beleidsplan;
is aanspreekpunt en vertrouwenspersoon van de predikanten in personele zaken;
draagt zorg voor de contacten met de predikanten met een bijzondere opdracht;
draagt zorg voor de contacten met de landelijke Broederschap;
treedt op bij (dreigende) conflicten binnen of gerelateerd aan de RGU.

Taken vicevoorzitter

staat de voorzitter bij in de uitvoering van diens taken en vervangt hem bij afwezigheid;
is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid;
draagt zorg voor de contacten met externe organisaties, zoals USRK, UPLR, IPSU, Buurkerken;
kan in overleg met de voorzitter één of meer taken van hem overnemen.

Taken secretaris

stelt de agenda voor de vergaderingen van Kerkenraad, DB en ledenvergaderingen op;
draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van Kerkenraad, DB en ledenvergaderingen;
stelt het jaarverslag van de RGU op;
stelt het zondagsrooster van dienstdoende KR-leden op;
behandelt de inkomende en uitgaande post;
draagt zorg voor de archivering van de bestuursstukken.
is, samen met de 2de secretaris, verantwoordelijk voor het functioneren van het secretariaat van de RGU;
bewaakt de verzekeringsportefeuille;
ondersteunt de voorzitter en vicevoorzitter bij de uitvoering van hun taken.

Taken penningmeester

bereidt het financiële beleid en beheer voor en voert dat uit;
draagt zorg voor de boekhouding en overige financiële administratie;
informeert de kerkenraad en het DB tijdig over relevante financiële ontwikkelingen;
draagt zorg voor het opstellen van de begroting en de jaarrekening;

Taken predikant als lid van het dagelijks bestuur (DB)

is volwaardig lid van het DB en adviseert het DB bij de uitvoering van zijn taken;
vormt de verbinding tussen het DB enerzijds en het Predikanten Convent en Predikanten Convent Organist
anderzijds.

3. Predikanten, Predikanten Convent (PC) en Predikanten Convent Organist (PCO)

Algemeen
De predikanten geven mede leiding aan het kerkelijk leven van de gemeente. Zij nemen in het bestuur van de gemeente een onafhankelijke positie in en behoeven geen verantwoording af te leggen over de inhoud van hun werk. Met dien verstande dat de kerkenraad – in overleg met hen – bepaalt waaraan zij hun uren besteden en welke taken zij uit te voeren. De predikanten zijn verbindend aanwezig tussen mensen en werkgroepen, tradities en vernieuwingen.

Predikanten Convent (PC)
De predikanten vormen samen het PC, waarin zij overleggen over hun taken en deze op elkaar afstemmen.

De predikanten en het PC hebben een ‘helikopterview’ waarin zij:

het geheel overzien (de koers van het schip en de sfeer aan boord);
processen in de gemeente, kerkenraad en eigen pc doorzien, kritisch volgen en wegen;
vooruitzien en vooruit denken en kijken in relatie tot de positie van de geloofsgemeenschap als geheel in de samenleving;
rondkijken wat er gebeurt in andere kerken en daarbuiten op het vlak van spiritualiteit, zingeving en maatschappelijk engagement;
steeds de kernvragen stellen: wie zijn wij, wat is onze opdracht, waar zijn wij mee bezig, waar doen wij het voor.

Predikanten Convent Organist (PCO)
Met enige regelmaat overleggen de predikanten met de cantor/organist in het PCO over liturgische aangelegenheden, lied- en muziekkeuze e.d.

4. Kerncommissies en portefeuillehouders

De kerkenraad heeft de volgende kerncommissies ingesteld:

Diaconale Commissie
Stuurgroep Jeugd- en jongerenwerk
Werkgroep Eredienst
Programmacommissie
Stuurgroep wijkorganisatie
Stuurgroep Pr en communicatie

De kerkenraad benoemt de voorzitter van de kerncommissies. De kerncommissies benoemen zelf, na instemming van de kerkenraad, de overige leden. Alleen voor de Diaconale Commissie geldt dat ook de leden daarvan door de kerkenraad worden benoemd

De zittingsperiode voor het lidmaatschap van een kerncommissie is drie jaar, welke termijn eenmaal met drie jaar verlengd kan worden.

Aan iedere kerncommissie is een predikant als vast lid toegevoegd, steeds voor een termijn van drie jaar.

Mandaat van kerkenraad aan kerncommissies
Zoals hiervoor onder 2. Is vermeld heeft de kerkenraad de voorbereiding en uitvoering van een aantal taken gemandateerd aan de kerncommissies. Daartoe heeft de kerkenraad voor elke kerncommissie een omschrijving vastgesteld van haar taken en dit neergelegd in een werkblad.

Mandaat betekent dat de kerncommissies bevoegd zijn om namens en onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad de taken die aan hen zijn toebedeeld uit te voeren en daarover besluiten te nemen. De kerkenraad stelt het algemene beleid inzake het kerkelijk leven vast en houdt toezicht op het beleid dat de kerncommissies vaststellen met betrekking tot de taken die aan haar zijn toevertrouwd.

De kerncommissies zijn verantwoording schuldig aan de kerkenraad. Daartoe vindt (tenminste) eenmaal per twee jaar overleg plaats tussen de kerkenraad en elke voltallige kerncommissie.

Functie en taken portefeuillehouder
De portefeuillehouder is het eerste aanspreekpunt van de kerkenraad voor de betreffende kerncommissie, vertegenwoordigt de kerncommissie waarvan hij /zij deel uitmaakt in de kerkenraad, rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden, signaleert aandachts- en knelpunten die de werkzaamheden van de kerncommissie betreffen en brengt deze ter sprake in de vergadering van de kerkenraad en stemt de (her)benoeming van de voorzitter en leden van de kerncommissie af.

5. Kerkbeheer en kerkgebruik

Inleiding
Zoals hiervoor aangegeven heeft de RGU een huurovereenkomst gesloten met Michaël Schinkel van Huize Molenaar, waarbij de commerciële verhuur van de kerk aan hem is uitbesteed. De RGU heeft zelf het recht op het eigen gebruik van de kerk voor 1/3 deel van de tijd behouden. Daaronder vallen de kerkdiensten en het gebruik voor eigen programma-activiteiten etc. Het kerkbeheer- en gebruik waarop dit hoofdstuk betrekking heeft, betreft het eigen gebruik van de RGU.

Koster
Er is een hoofdkoster die zorg draagt voor de organisatie van de kerkdiensten op zon- en feestdagen, belast is met huishoudelijke taken rondom de kerkdiensten en de vrijwillige kosters aanstuurt en begeleidt.

De hoofdkoster functioneert onder verantwoordelijkheid van het DB en is aan het DB verantwoording schuldig.

Coördinator Eigen gebruik
Er is een Coördinator Eigen gebruik. Deze is verantwoordelijk voor de coördinatie van alle activiteiten die binnen het 1/3 deel eigen gebruik van de RGU en is het aanspreekpunt binnen de RGU voor alle aanvragen voor en reserveringen van ruimtes in de Geertekerk. Zie verder de functiebeschrijving van de Coördinator eigen gebruik.

De Coördinator eigen gebruik functioneert onder verantwoordelijkheid van het DB en is aan het DB verantwoording schuldig.

Kerkmeester
Er is een kerkmeester. Deze is verantwoordelijk voor de zorg voor de Geertekerk en de inventaris (waaronder beide orgels en de vleugel), voor zover deze eigendom is van de RGU. Zie verder de functiebeschrijving van de kerkmeester.

Volgens artikel 11 van het Reglement van de RGU benoemt de kerkenraad de kerkmeester uit zijn midden en is deze dus lid van de kerkenraad. Sinds een aantal jaren heeft de ALV vrijstelling van deze bepaling verleend en ermee ingestemd dat de kerkmeester geen lid is van de kerkenraad.

De kerkmeester functioneert onder verantwoordelijkheid van het DB en is aan het DB verantwoording schuldig.

Commissie Beheer Geertekerk
Er is een Commissie Beheer Geertekerk waarin de coördinatie van het beheer van de Geertekerk en de exploitatie daarvan door de huurder wordt geregeld. Deze commissie bestaat uit de kerkmeester, de Coördinator eigen gebruik, de exploitant, de huurder en de penningmeester van de RGU.

Aldus vastgesteld door de kerkenraad in haar vergadering d.d. 30 mei 2018