Privacyverklaring

1. Algemeen

Over deze privacyverklaring

Voor de Remonstrantse Gemeente Utrecht (RGU) is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De RGU vormt een onderdeel van de Remonstrantse Broederschap en is volgens haar Beginselverklaring een geloofsgemeenschap die, geworteld in het evangelie van Jezus Christus en getrouw aan haar beginsel van vrijheid en verdraagzaamheid, God wil eren en dienen. Het deelnemen aan het kerkelijk leven van de Broederschap staat open voor allen die, ook zonder lid of vriend te zijn, daaraan deel willen hebben.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de RGU. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de RGU is.

Over de Remonstrantse Broederschap

De organisatie van de Remonstrantse Broederschap en de daarbij aangesloten gemeenten is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

De Remonstrantse Broederschap adviseert de aangesloten gemeenten over de privacybescherming. De kerkenraad van de aangesloten gemeenten is verantwoordelijk voor de vaststelling van het beleid hierover en de uitvoering daarvan.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht op zorgvuldige en rechtmatige omgang met uw persoonsgegevens. Daarom zorgt de RGU ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en de privacyregels standaard toe te passen.

De predikanten, de leden van de kerkenraad en de leden van de Diaconale Commissie zijn op grond van de kerkorde verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen in het kader van het pastoraat en de diaconale zorg ter ore komt.

Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de RGU diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen – een betrokkene is een persoon wiens persoonsgegevens worden verzameld, dus bijv. leden en vrienden – en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de RGU de coördinatie van die waarborgen belegd bij een Coördinator gegevensbescherming die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad. De kerkenraad heeft als zodanig de heer J.C. Kapteijn (tevens secretaris van de kerkenraad) benoemd.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de heer Kapteijn via email hanskapteijn@kpnmail.nl of telefoonnr. 06-51 33 63 23.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

Het recht op dataportabiliteit
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
Het recht op vergetelheid
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
Recht op inzage
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
Recht op rectificatie en aanvulling
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
Het recht op beperking van de verwerking
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking
Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de RGU via de contactgegevens hierboven vermeld.

Voor uitschrijving als lid of vriend van de RGU vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de kerkenraad.

De RGU zal vervolgens uw verzoek behandelen. De RGU zal dan eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de RGU een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De RGU zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de RGU rekening houden met de privacyrechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de RGU.

2. Verwerkingen vanwege de algemene organisatie en ledenadministratie

Er vindt in de RGU een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde en het zijn van een kerkelijke geloofsgemeenschap. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Algemene organisatie

Situatie
De organisatie van de kerk kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De orde van de kerk schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

Om welke gegevens gaat het?
– achternaam, roepnaam, voornamen c.q. voorletters
– woonplaats
– geslacht

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en; het gerechtvaardigd belang van de kerk om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Situatie
De RGU maakt gebruik van een ledenadministratie.

Om welke gegevens gaat het?
Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
– achternaam, voornamen c.q. voorletters, roepnaam
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres
– emailadres
– telofoonnummer(s)
– geboortedatum en geboorteplaats
– geslacht
– burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat
– hoogte en vorm van de financiële bijdrage

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
– doop, met vermelding van de datum en van de kerkgemeenschap en de gemeente/kerk waarbinnen de doop werd bediend
– belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum en van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente/kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan
– kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum en van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden
– datum van overkomst uit een andere gemeente/kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente/kerkgemeenschap
– gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente
– datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente
– datum van overlijden
– datum van vertrek naar het buitenland
– datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap
– datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk
– datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn

onder vermelding van de wijk/regio waartoe betrokkene behoort.

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap of vriendschap.

Personeelsadministratie

Situatie
De RGU maakt gebruik van een personeelsadministratie.

Om welke gegevens gaat het?
– achternaam, voornamen c.q. voorletters en roepnaam
– straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
– emailadres
– telefoonnummer(s)

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en ter uitvoering van de (arbeids)overeenkomst met haar werknemers.

3. Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de RGU als geloofsgemeenschap

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de kerk verwerkt de plaatselijke gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat hieronder beschreven om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Nieuwsbrief: elektronisch en per post
Situatie
Er worden zowel per post als elektronisch nieuwsbrieven gestuurd naar de leden en vrienden van de gemeente en naar personen met wie de gemeente contact onderhoudt of een relatie heeft om hen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. De elektronische nieuwsbrief wordt in beginsel eenmaal per maand verstuurd. De Geertebrief – het gemeenteblad van de Remonstrantse Gemeente Utrecht – wordt in beginsel elke twee maanden per post verstuurd.

Om welke gegevens gaat het?
– naam en voornamen c.q. voorletters
– postadres en/of emailadres

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang en de uitvoering van de overeenkomst.

Kerkdienst: namen noemen
Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden of vrienden van de gemeente genoemd.
De kerkdienst is openbaar toegankelijk.

Om welke gegevens gaat het?
– naam en voornaam
– woonplaats

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Kerkdienst: opnames
Situatie
Er worden opnames van kerkdiensten gepubliceerd. De opnames van de kerkdiensten staan voor een beperkte periode, te weten één maand online. Het gaat om geluidopnames (zonder beeld).

Om welke gegevens gaat het?
Het is mogelijk dat er gegevens van gemeenteleden of vrienden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt; zie ook hierboven.

Grondslag gebruik persoonsgegevens
Om al haar leden en vrienden en anderen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

Website: cookies
Situatie
Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

Om welke gegevens gaat het?
– ip-adres
– surfgedrag
– type apparaat

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

Website: foto’s
Situatie
Op onze website staan foto’s van functionarissen van de gemeente (RGU).

Om welke gegevens gaat het?
– foto
– onderschrift met naam
– onderschrift met kerkelijk ambt

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Ledenbijdrage/toezeggingen
Situatie
Gemeenteleden worden per post of elektronisch aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging. Gemeenteleden worden 1 of 2 maal per jaar aangeschreven of op andere wijze benaderd.

Om welke gegevens gaat het?
– naam en voornamen c.q. voorletters
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
– emailadres

Grondslag gebruik persoonsgegevens
Om voldoende financiële middelen te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage.

Diaconie: hulpaanvragen
Situatie
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie, in geval dit leidt tot een financiële ondersteuning. Hulpaanvragen komen binnen via een e-mail of via een mondeling of schriftelijk verzoek.

Om welke gegevens gaat het?
In de administratie worden opgenomen:
– naam en voornamen c.q. voorletters
– straatnaam, huisnummer, postcode
– financiële gegevens
– nadere afspraken over de hulp

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.

Stuurgroep Wijkorganisatie: wijkindeling
Situatie
De Stuurgroep Wijkorganisatie houdt een overzicht bij van de centrale contactleden en de overige contactleden.

Om welke gegevens gaat het?
– naam en voornamen c.q. voorletters
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
– e-mailadres
– telefoonnummer

Website: contactformulier
Situatie
Via de website van de gemeente kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier. De gegevens die worden verzameld via het formulier: worden na afsluiting van de vraag/het contact verwijderd.

Om welke gegevens gaat het?
In het contact-formulier moeten mensen ten minste invullen:
– naam en voornamen c.q. voorletters
– emailadres

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De gemeente en de diaconie willen toegankelijk zijn voor mensen die contact willen opnemen en verwerken op basis van verkregen toestemming deze gegevens.

Predikanten: gespreksverslag
Situatie
De predikanten maken verslagen van hun gesprekken met leden en vrienden en leggen die vast.

Om welke gegevens gaat het?
– naam en voornamen c.q. voorletters
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats

Grondslag gebruik persoonsgegevens
De predikanten verwerken deze gegevens op basis van hun gerechtvaardigde activiteiten ter uitoefening van hun beroep en met instemming van betrokkenen.

4. Bewaartermijnen

De RGU zal persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden en vrienden worden in ieder geval bewaard zolang zij lid of vriend zijn. Bij uitschrijving worden de gegevens nog twee jaar bewaard alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.

5. Doorgifte aan anderen

De RGU geeft alleen gegevens van haar leden of vrienden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan administratiekantoren, bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails en internetdiensten (zoals cloud-opslag). De RGU geeft geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.

Aldus vastgesteld door de kerkenraad van de Remonstrantse Gemeente Utrecht op 22 augustus 2018.

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens

De gemeente heeft ter coördinatie een Coördinator gegevensbescherming aangewezen.
De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) jaarlijks.
Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van de Privacyverklaring bij intreding in de positie/functie/het ambt.
De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente door plaatsing van de privacyverklaring op de website.
De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente via de privacyverklaring op de website.
Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.